گزارش بدهکاران از کجا باید ساخته شود؟
بهترین گزارش بدهکاران از همان شارژهای صادرشده و پرداختهای ثبتشده ساخته می‌شود. اگر مدیر مبلغ بدهی را جداگانه در اکسل نگه دارد، احتمال اختلاف بین شارژ واقعی و جدول پیگیری زیاد می‌شود.
در یک جریان درست، هر شارژ به واحد و دوره مربوط است، پرداخت‌ها روی همان سابقه اعمال می‌شوند و مانده به‌صورت خودکار قابل محاسبه است.
حداقل اطلاعات لازم در گزارش
گزارش باید به‌اندازه‌ای جزئیات داشته باشد که مدیر بدون باز کردن چند صفحه دیگر وضعیت هر واحد را بفهمد.
- شماره یا شناسه واحد
- نام مالک یا ساکن مرتبط در صورت مجاز بودن
- مبلغ کل بدهی
- دوره یا دورههای معوق
- آخرین پرداخت ثبتشده
- مانده جاری واحد
- وضعیت تسویه یا بدهکار
بدهی جاری را از بدهی قدیمی جدا کنید
واحدی که شارژ همین ماه را هنوز نپرداخته با واحدی که چند دوره بدهی انباشته دارد شرایط یکسانی ندارد. تفکیک بدهی بر اساس دوره کمک میکند مدیر اولویت پیگیری را بهتر تشخیص دهد.
این تفکیک برای تهیه صورتحساب واحد هم مهم است، چون ساکن باید بتواند ببیند هر مبلغ دقیقاً مربوط به کدام دوره یا رویداد مالی است.
پرداخت ناقص و چندمرحله‌ای را درست حساب کنید
بعضی واحدها بدهی را در چند مرحله پرداخت می‌کنند. گزارش خوب نباید صرفاً آخرین رسید را نشان دهد؛ باید مجموع شارژ، مجموع پرداخت و مانده واقعی را از روی همه تراکنشهای ثبتشده محاسبه کند.
اگر پرداخت نقدی، بانکی یا روش دیگری وجود دارد، ثبت منظم روش و تاریخ پرداخت نیز برای تطبیق مالی اهمیت دارد.
تغییر مستأجر نباید سابقه بدهی را پاک کند
پرونده مالی واحد باید از هویت ساکن فعلی جدا باشد. اگر مستأجر جابه‌جا شود، تاریخچه دورههای قبل نباید ناپدید شود. در عین حال باید مشخص باشد هر بدهی مربوط به چه بازه زمانی بوده و چه شخص یا واحدی در آن زمان مسئول پیگیری بوده است.
این موضوع در مجتمع‌هایی با جابه‌جایی زیاد ساکنان اهمیت بیشتری پیدا میکند.
گزارش را برای تصمیم‌گیری، نه فقط نمایش، طراحی کنید
مدیر و هیئت‌مدیره معمولاً می‌خواهند بدانند چند واحد بدهکار هستند، مجموع بدهی چقدر است و بیشترین معوقه مربوط به کدام واحدهاست. مرتب‌سازی بر اساس مبلغ بدهی و دوره معوق می‌تواند این تصمیم‌گیری را سریع‌تر کند.
خروجی گزارش همچنین باید با ارقام مالی کل مجتمع سازگار باشد؛ مجموع بدهی واحدها نباید عددی جدا از دفتر مالی ایجاد کند.
صورتحساب واحد مکمل گزارش بدهکاران است
گزارش بدهکاران دید مدیریتی می‌دهد، اما برای پاسخ به یک واحد خاص بهتر است صورتحساب کامل همان واحد در دسترس باشد. صورتحساب باید شارژها، پرداخت‌ها، مانده و تاریخچه را به‌ترتیب زمانی نشان دهد.
این کار تعداد اختلاف‌ها و پرسش‌های تکراری را کم میکند، چون هر مبلغ قابل ردیابی است.
پیگیری وصول را از گزارش جدا نکنید
اگر گزارش فقط بدهی را نشان دهد اما مدیر برای پیگیری مجبور باشد اطلاعات را به ابزار دیگری منتقل کند، دوباره‌کاری ایجاد می‌شود. بهتر است وضعیت بدهی، اعلان‌ها و سابقه پرداخت در یک جریان قابل پیگیری باشند.
در Towers گزارش بدهکاران از اطلاعات واقعی شارژ و پرداخت ساخته می‌شود و مدیر می‌تواند وضعیت هر واحد را بدون جدول موازی بررسی کند.
سوال‌های پرتکرار
گزارش بدهکاران شارژ چه اطلاعاتی باید داشته باشد؟
شماره واحد، مبلغ بدهی، دورههای معوق، پرداختهای ثبتشده، مانده و وضعیت تسویه از اطلاعات اصلی هستند.
آیا بدهی باید بر اساس دوره نمایش داده شود؟
بله. تفکیک دورهها کمک میکند بدهی جاری از بدهی انباشته جدا شود و صورتحساب قابل توضیح بماند.
اگر مستأجر عوض شود بدهی قبلی چه می‌شود؟
تغییر ساکن نباید تاریخچه مالی واحد را پاک کند. سوابق باید با بازه زمانی مربوط نگهداری شوند.
آیا Towers گزارش بدهکاران دارد؟
بله. بدهی و پرداخت واحدها از روی شارژها و تراکنشهای ثبتشده قابل گزارشگیری و پیگیری هستند.