بلوک، طبقه و واحد بدون فایل‌های جداگانه
در یک برج یا مجتمع بزرگ، ساختار فیزیکی باید از ابتدا درست تعریف شود. بلوک‌ها، طبقات و واحدها به‌صورت مستقل ثبت می‌شوند و هر واحد پرونده‌ای برای متراژ، تعداد خواب، پارکینگ، انباری، خودرو و اطلاعات مرتبط دارد.
نرم افزار مدیریت برج مسکونی
مدیریت برج و مجتمع بزرگ؛ وقتی تعداد واحدها و فرآیندها بیشتر می‌شود
در برج‌های مسکونی، فقط صدور شارژ کافی نیست. تعداد زیاد واحدها، چند بلوک، مالک و مستأجر، کارکنان، قبوض مشاعات، پارکینگ و گردش مالی باعث می‌شود اطلاعات باید ساختاریافته و قابل پیگیری باشند. Towers این بخش‌ها را در یک سامانه مرکزی کنار هم قرار می‌دهد.
مالک و مستأجر با سابقه سکونت
جابجایی مستأجر یا تغییر مالک نباید تاریخچه قبلی را از بین ببرد. Towers سوابق سکونت و ارتباط هر فرد با واحد را نگه می‌دارد تا بدهی، پرداخت و اطلاعات دوره‌های قبل قابل پیگیری باقی بمانند.
محاسبه متناسب با قواعد مجتمع
برج‌ها ممکن است شارژ ثابت، متراژی، بر اساس تعداد خواب یا سیاست متفاوت برای واحدهای خالی داشته باشند. مدل شارژ باید متناسب با مصوبه مجتمع تنظیم شود و نتیجه برای هر واحد قابل مشاهده باشد.
هزینه، صندوق، بانک و قبوض در یک جریان
ثبت هزینه‌ها وقتی مفید است که منبع پرداخت و اثر آن بر مانده مالی مشخص باشد. قبوض مشاعات، صندوق، حساب‌های بانکی و پرداخت‌ها در Towers به جریان مالی مجتمع متصل می‌شوند.
چرا مدیریت برج با مدیریت یک ساختمان کوچک فرق دارد؟
هرچه تعداد واحدها بیشتر شود، تعداد رویدادهای مالی و اجرایی هم بیشتر می‌شود. ممکن است همزمان چند واحد بدهکار باشند، چند مستأجر جابه‌جا شوند، چند قبض مشترک ثبت شود و اعضای هیئت‌مدیره گزارش دوره‌ای بخواهند. اگر هر بخش در یک فایل یا پیام‌رسان جدا نگهداری شود، پیدا کردن سابقه و تطبیق اطلاعات دشوار می‌شود.
برای همین در برج‌های مسکونی بهتر است پرونده واحد، ساکن، شارژ و عملیات مالی به هم متصل باشند. وقتی شارژ برای یک واحد صادر می‌شود، پرداخت و مانده همان واحد نیز باید از همان مسیر قابل پیگیری باشد. همین منطق درباره تغییر مستأجر، قبوض و هزینه‌های مشترک هم صدق می‌کند.
نقش مدیر، هیئت‌مدیره و ساکنان باید از هم جدا باشد
در یک مجتمع بزرگ همه کاربران نباید به یک سطح از اطلاعات دسترسی داشته باشند. مدیر به ابزارهای اجرایی و مالی نیاز دارد، هیئت‌مدیره باید اطلاعات مورد نیاز برای نظارت و تصمیم‌گیری را ببیند و مالک یا مستأجر فقط باید به اطلاعات مرتبط با نقش و واحد خود دسترسی داشته باشد. Towers دسترسی‌ها را بر اساس نقش و مجتمع تفکیک می‌کند.
پارکینگ، انباری، خودرو و کارکنان در برج اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند
در برج‌ها اطلاعاتی مثل شماره پارکینگ و انباری، خودرو و پلاک، کارکنان و شیفت‌ها فقط جزئیات جانبی نیستند. وقتی تعداد واحدها بالا می‌رود، همین اطلاعات در عملیات روزمره و پاسخ‌گویی به ساکنان اهمیت پیدا می‌کنند. ثبت ساختاریافته آن‌ها باعث می‌شود مدیر برای پیدا کردن هر مورد مجبور نباشد به دفتر یا فایل قدیمی مراجعه کند.
گزارش مدیریت برج باید از داده‌های واقعی ساخته شود
گزارش بدهکاران، هزینه‌ها، مانده صندوق و بانک و سوابق پرداخت زمانی قابل اعتمادتر هستند که مستقیماً از عملیات ثبت‌شده تولید شوند. هدف این است که مدیر برای تهیه گزارش پایان ماه دوباره اطلاعات را از چند منبع جمع و در اکسل بازنویسی نکند.
برای شروع چه اطلاعاتی باید آماده باشد؟
پیش از راه‌اندازی بهتر است تعداد بلوک‌ها، طبقات و واحدها، اطلاعات پایه واحدها، روش محاسبه شارژ، حساب‌های مالی مجتمع و نقش اعضای مدیریتی مشخص باشند. بعد می‌توان اطلاعات مالک و مستأجر، پارکینگ و انباری، خودروها، کنتورها و سایر جزئیات را مرحله‌به‌مرحله تکمیل کرد.
اگر ساختمان شما کوچک‌تر است یا می‌خواهید نمای کلی محصول را ببینید، صفحه نرم افزار مدیریت ساختمان را بخوانید. برای جزئیات مالی هم حسابداری ساختمان و برای قواعد شارژ مدیریت شارژ ساختمان مسیرهای تخصصی‌تری هستند.
سوال‌های پرتکرار
درباره نرم افزار مدیریت برج مسکونی
Towers برای برج‌های چندبلوکی مناسب است؟
بله. ساختار چندبلوکی، طبقات و واحدها قابل تعریف هستند و هر واحد پرونده مستقل خود را دارد.
آیا مدیر برج می‌تواند شارژ و بدهی واحدها را یکجا ببیند؟
بله. صدور شارژ، پرداخت‌ها و بدهی واحدها در بخش مالی و گزارش‌های مرتبط قابل پیگیری هستند.
آیا مالک و مستأجر در برج دسترسی جدا دارند؟
بله. دسترسی‌ها بر اساس نقش تنظیم می‌شوند و مدیر، هیئت‌مدیره، مالک و مستأجر متناسب با مجوز خود اطلاعات را مشاهده می‌کنند.