ابتدای هر دوره
پیش از صدور شارژ، وضعیت واحدها، ساکنان و تنظیمات شارژ را مرور کنید. تغییر مالک یا مستأجر و واحدهای خالی باید قبل از محاسبه دوره جدید مشخص باشند.
- بررسی واحدها و وضعیت سکونت
- کنترل مبنای شارژ
- تعیین زمان صدور دوره‌ای
- بررسی بدهی‌های قبلی
ثبت هزینه و قبض
هر هزینه را با تاریخ، موضوع، مبلغ و روش پرداخت ثبت کنید. اگر هزینه از قبض مشترک ایجاد شده، بهتر است قبض و هزینه به هم مرتبط باشند تا ورود دوباره اطلاعات لازم نباشد.
کنترل صندوق و حساب بانکی
موجودی صندوق و حسابهای بانکی را با عملیات ثبتشده تطبیق دهید. پرداخت از صندوق یا بانک باید منبع مشخص داشته باشد و مانده منفی بدون فرآیند تعریف‌شده ایجاد نشود.
پیگیری بدهکاران
گزارش بدهکاران را در بازه‌های منظم بررسی کنید. بهتر است مبلغ بدهی، دوره مربوط و سابقه پرداخت هر واحد بدون محاسبه دستی قابل مشاهده باشد.
ارتباط و مستندسازی
اطلاعیه‌های مهم، تصمیم‌های هیئت‌مدیره و تغییرات عملیاتی را در کانالی نگه دارید که سابقه آن قابل دسترسی باشد. مستندسازی هنگام تغییر مدیر ارزش زیادی پیدا می‌کند.
سوال‌های پرتکرار
مدیر ساختمان هر ماه چه گزارشی را بررسی کند؟
گزارش بدهکاران، هزینههای دوره، مانده صندوق و حسابهای بانکی و پرداختهای ثبتشده نقطه شروع مناسبی است.
چطور کارهای مدیر ساختمان فراموش نشود؟
تعریف فرآیند ثابت برای صدور شارژ، ثبت هزینه، کنترل بدهی و اعلان‌ها و استفاده از سامانه‌ای که این اطلاعات را کنار هم نگه دارد کمک می‌کند.